Depuis le 9 janvier 2006 les règles de conservation des documents comptables ont été changées en matière de TVA. Le délai a été réduit de 10 à 7 ans.


Les livres et documents comptables ainsi que les documents relatifs aux systèmes informatiques doivent être conservés pendant 7 ans prenant cours selon les règles reprises ci-dessous :
Pour le livres --> le 1er janvier de l'année qui suit comptables leur clôture.
Pour les documents comptables --> le 1er janvier de l'année qui suit la date de la pièce justificative
Pour les documents informatisés --> le 1er janvier de l'année qui suit la dernière année pendant laquelle le système a été utilisé
En matière de contributions directes ce délai était et est toujours cinq ans.

Autre nouveauté : en matière de TVA, il n’est plus nécessaire de conserver les documents originaux. Par conséquent, il est permis de digitaliser tous les documents de la 6ème ou de la 7ème année, puisque les documents originaux restent toujours nécessaires en matière de contributions directes.

Les objectifs de la Directive sur la facturation du 20 décembre 2001 (Directive 2001/115/CE du Conseil modifiant la Directive 77/388/CEE en vue de simplifier, moderniser et harmoniser les conditions imposées à la facturation en matière de taxe sur valeur ajoutée) vise à offrir le cadre légal le plus simple possible pour la facturation et l’archivage (électronique), compte tenu d’une part du développement des nouvelles technologies et d’autre part du maintien des possibilités de contrôle des administrations fiscales.

Les États membres peuvent (mais donc ne doivent pas) limiter cette liberté de choix fondamentale. Ils peuvent (mais ne doivent donc pas) entre autres exiger que les factures doivent être conservées sous leur forme originale, c’est-à-dire sous forme « papier » non pas par voie électronique. La seule motivation de cette restriction est l’idée que l’option « papier » serait la seule manière pour pouvoir assurer l’authenticité et l’intégrité.

Cependant, cette restriction entraîne un coût considérable pour les entreprises qui sont obligées de conserver ces documents. Cela entraîne un coût considérable (déjà seulement pour l’espace d’archivage) pour toutes les personnes qui sont obligées de conserver ces documents.
En outre, l’obligation de conserver les factures sous leur forme originale n’entraîne aucune garantie supplémentaire sur l’authenticité, l’intégrité ou la lisibilité.

En effet, il existe aujourd’hui d’autres possibilités pour conserver les factures en assurant l’authenticité de l’origine et l’intégrité du contenu, sans qu’il faille conserver la facture papier sous sa forme originale, c’est-à-dire sur support papier.

De plus, la facture n’est qu’un élément parmi d’autres pour prouver l’existence d’une transaction. La facture fait partie d’un ensemble de pièces démontrant l’existence de la transaction effectuée ou reçue (e.a. bon de commande, document de transport, paiement, réception de biens, …). C’est l’ensemble de ces documents qui démontre l’existence de la transaction. Cet ensemble démontre également que la facture (tant papier qu’électronique) est en effet authentique et intègre.

Par conséquent, les factures reçues par papier sont conservées dans leur forme originale ou de manière numérique. Dans ce dernier cas, les technologies utilisées ou les moyens de procédure doivent garantir l'authenticité de l'origine et l'intégrité du contenu des facture

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