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Récapitulatif des démarches

Ouverture d’un compte à vue professionnel dans une institution financière

Il est obligatoire d’ouvrir un compte à vue professionnel auprès d’une institution financière de son choix. Le compte professionnel devra être distinct du compte privé et devra servir exclusivement pour les opérations relatives à l’activité professionnelle.

Établissement de l'acte constitutif

Les sociétés commerciale sont constituées par un document appelé l'acte de constitution. Il reprend les statuts (dénomination, siège social, capital, …) ainsi que les modalités de fonctionnement de la société. Les SA, SPRL et SCRL requièrent un acte authentique rédigé par un notaire. Un acte sous seing privé est suffisant pour les autres formes de société.

Documents et informations nécessaires:

Vous trouverez ici la liste du contenu nécessaire à l'établissement de l'acte constitutif pour chacune des formes juridiques:

L'établissement de l'acte constitutif

Dépôt de l'acte constitutif au greffe du Tribunal de Commerce

Les sociétés en personnalité juridique doivent déposer un extrait de l'acte constitutif, auprès du greffe du Tribunal de Commerce du ressort judiciaire dans lequel est établi leur siège social, dans les 15 jours suivant son établissement.
Pour SA, SPRL et SCRL, le notaire doit effectuer ce même dépôt et l'acte est enregistré dans le Registre des Personnes Morales. Pour les actes sous seing privé, les associés doivent effectuer ce dépôt.

Le greffier du Tribunal de Commerce introduit les données d'identification dans la Banque-Carrefour des Entreprises.Celle-ci attribue alors un numéro d'entreprise à la société.Le greffier assure la publication de l'acte au Moniteur belge. Le coût de la publication est de 214,53 EUR (au 01/01/2008)

Dépôt de l'acte constitutif au greffe du Tribunal de Commerce.

 

Enregistrement de l'acte constitutif de la société auprès du SPF Finances

Il faut obligatoirement enregistrer l'acte constitutif de la société auprès d'un bureau d'enregistrement du SPF Finances, Administration du Cadastre, de l'enregistrement et des Domaines. S'il s'agit d'un acte authentique (notarié), cela doit être fait par le notaire dans les 15 jours. Pour les actes passés sous seing privé, ils doivent être enregistrés par les associés dans les quatre mois. Il faut pour cela fournir soit l'acte notarié, soit l'acte sous seing et une copie certifiée de celui-ci. L'enregistrement de l'acte constitutif lui donne date certaine, on ne peut plus contester son existence à la date d'enregistrement.

Enregistrement de l'acte constitutif de la société auprès du SPF Finances.

Demande d’identification à la TVA

Qui est concerne par l'identification à la TVA ?

Toute personne morale (société) exerçant de façon régulière et indépendante, avec ou sans but lucratif, comme activité principale ou complémentaire, la fourniture de biens ou la prestation de services visées par le Code de la TVA, quel que soit le lieu où s'exerce l'activité économique, est en principe assujettie à la TVA.

Certaines activités n’y sont néanmoins pas soumises (par exemple médecin, avocat ou comédien …). En cas de doute, il est conseillé de se renseigner auprès du bureau local de la TVA pour déterminer si une profession est assujettie ou non à la TVA. Pour plus d'information voir l'article 44 du code TVA.

Choix du régime

Vous devrez choisir votre régime de TVA parmi les trois existants :

Remarque :
Toute personne assujettie à la T.V.A. doit rendre des déclarations périodiques.
Sont dispensés de cette obligation :

 

  • les assujettis n'effectuant que des opérations exemptées de la taxe, ne leur ouvrant aucun droit à déduction ;
  • les petites entreprises soumises au régime de la franchise ;
  • les exploitants agricoles, qui sont eux soumis au régime agricole particulier ;
  • certains secteurs d'activités pour des raisons pratiques propres à ces activités.

 

Quand s'identifier à la TVA ?

Il faut s'identifier à la TVA avant le début de l'activité qui confère la qualité d'assujetti à la TVA.

Comment s'identifier ?

Pour activer un numéro d'entreprise en tant que numéro d’identification à la TVA, le représentant de la société peut :

  • Se rendre dans un guichet d'entreprises agréé, qui opèrera la demande d’identification à la T.V.A. par voie électronique (formulaire 604A) en son nom.
  • Compléter et envoyer le formulaire 604 A à l’office de contrôle T.V.A. dont la société relève ou il peut faire accomplir cette démarche par une personne mandatée à cette fin (par exemple : un comptable).

Où s'identifier à la TVA ?

La demande pour l’obtention d’un numéro de TVA doit être introduite auprès du bureau local de contrôle TVA de la région abritant l’entreprise.

Vous pouvez sinon vous adresser au guichet d’entreprise pour l’activation du numéro d’entreprise en tant que numéro de TVA. C’est un service payant dont le tarif varie selon les guichets.

Vous devez préciser au bureau local de contrôle TVA le choix de votre régime de TVA parmi les trois existants : régime normal, régime forfaitaire et régime de la franchise de la taxe.

Délais d'attente.

L'office de contrôle T.V.A. compétent communique à l’assujetti son n° d’identification à la T.V.A. par lettre recommandée dans les meilleurs délais.

Remarque :

Afin que l’assujetti ne soit pas handicapé dans le déploiement de ses activités, il pourra démarrer celles-ci dès l’introduction de sa demande d’identification. L’assujetti utilisera alors la formule «Entreprise en formation : n° d’identification à la T.V.A. en attente », en lieu et place de son n° d’identification à la TVA.

Demande d’identification à la TVA

Inscription en qualité d'entreprise commerciale ou artisanale

Les sociétés doivent également s'inscrire auprès d'un guichet d'entreprises en tant que société commerciale ou artisanale. Le choix du guichet d'entreprise pour l'enregistrement est libre quel que soit le lieu d'établissement de la société.

Les procédures d'inscription et de modification sont les mêmes que pour les personnes physiques.

Documents à fournir lors de l'inscription :

  • données d'identification du ou des fondateur(s), mandataires et fondés de pouvoir ;
  • dénomination sociale et nom commercial de l'entreprise ;
  • forme juridique de la société ;
  • numéro d'entreprise ;
  • adresses d'exploitations (+coordonnées : tel., fax, e-mail) ;
  • date de début de l'activité ;
  • activités exercées par la société ;
  • date de publication de l'acte constitutif au Moniteur ;
  • numéro de compte ;
  • preuve de connaissance de gestion de base et si nécessaire des compétences professionnelles ;
  • licences spéciales le cas échéant ;
  • un exemplaire des statuts et une attestation de mandat de gestion.

Remarques:

Le coût de cette inscription est de 73 EUR par unité.

Voici les effets de cette démarche :

  • sauf preuve du contraire, l’inscription vaut présomption de la qualité de commerçant ou d’artisan ;
  • la société doit utiliser son numéro d’entreprise pour tous ses contacts avec les autorités administratives et judiciaires. Ce numéro est aussi le numéro TVA ;
  • le numéro d’entreprise doit toujours figurer sur tous les documents (actes, factures, lettres, ordres, etc.) émis par la société ;
  • le numéro d’entreprise précédé par « Registre des personnes morale » ou « RPM » doit figurer sur les bâtiments, étals et moyens de transport utilisés par la société pour exercer l’activité.

Inscription en qualité d'entreprise commerciale ou artisanale

Affiliation à une caisse d’assurances sociales.

Si vous constituez une société pour exercer votre activité indépendante, vous avez l'obligation de vous affilier personnellement ainsi que d'affilier votre société à une caisse d'assurances sociales de votre choix. Le gérant d'une société est un indépendant.

Vous avez le choix de celle-ci et devez le faire au plus tard au moment du début de l’exercice effectif de son activité indépendante.

Si vous ne le faites pas, l’INASTI ou Institut National d’Assurances Sociales pour Travailleurs Indépendants vous priera de régulariser votre situation.

Si vous ne le faites toujours pas, vous serez affilié d’office à la Caisse Nationale Auxiliaire pour Travailleurs Indépendants.