Frais de déplacement - quels démarches?

Bonjour,

Comment une asbl peut/doit-elle rembourser des frais de déplacement à qqun qui travaille pour elle?

De manière concrète: Monsieur X travaille pour l'asbl Y passant par un contrat (Smart). Est-ce que les frais de déplacement doivent être inclus dans le contrat ou Monsieur X peut-il rédiger une note de frais directement à l'asbl pour tous les déplacement lié à ses activités pour l'asbl (par exemple une fois par mois) ?

Merci!