Vérification des comptes d'une copropriété

Portrait de folixa
Posté par folixa
dim, 08/07/2012 - 07:26

Bonjour,

je ne suis pas comptable, je fais partie d'une copropriété et je suis "à charge" de la vérification des comptes. J'ai reçu le décompte des charges pour deux trimestres et j'ai quelques soucis avec la vérification des chiffres...

Dans l'édition du bilan, j'ai les comptes généraux copropriétaires (40000) et fournisseurs (44000).

Si je comprends bien, l'actif du compte propriétaires veut dire qu'il y a des dettes en cours (que les copropriétaires doivent payer une facture, ou des charges) et le passif du compte fournisseurs veut dire qu'on leur doit de l'argent?

Pour les fournisseurs j'arrive à trouver les montants globalement. Par contre, pour les propriétaires je n'arrive pas à vérifier le montant avec les éléments que le syndic m'a donné. En gros, on nous envoie un avis d'échéance trimestriel avec un décompte des charges en fonction de nos quotités. L'avis d'échéance est envoyé avec un décalage de 6 mois. Par exemple, l'avis d'échéance reçu le 14/12/2011 correspond aux charges du trimestre juin à septembre 2011. Les paiements des propriétaires pour ce trimestre n'arrivent donc que fin décembre/courant janvier. On me fournit l'édition du bilan du trimestre concerné (soldes globaux puis un document avec le récapitulatif des frais par poste: assurances, gérance, travaux, etc), le détail du décompte des charges des propriétaires par quotités avec un solde global, les extraits de compte bancaires du trimestre (de juin à septembre) et les factures.
J'ai vérifié les factures par rapport au récapitulatif des frais, j'ai aussi vérifié ces factures par rapport aux extraits de compte bancaires. Mais je coince à niveau de ce qui est repris comme actif dans le compte propriétaires...à quoi ça peut correspondre? dans le récapitulatif des frais j'ai dans le descriptif de la rubrique des "frais propriétaires" (poste 2 Frais propriétaires, frais propriétaires; poste 3 travaux immeuble, frais propriétaires; poste 30 Frais privatifs propriétaires, frais propriétaires; tandis que par exemple le poste 19 Gérance c'est "frais locataires"). L'addition des postes "frais propriétaires" ne me donne pas le montant dans le compte 40000. De même, le décompte des charges des propriétaires ne donne pas ce montant là non plus, et comme je n'ai pas les extraits de compte bancaires en dehors de ces périodes, je ne peux non plus savoir si le décompte des charges moins les paiements par banque donneraient ce montant...
J'aurai le comptable lundi, mais ça m'étonne qu'on ne m'ait pas donné tous les éléments pour vérifier, je me demandais donc si j'avais "oublié" quelque chose pour faire mes calculs...
En gros ma question serait de savoir qu'est-ce qu'on trouve dans le compte 40000 à l'actif (des dettes des copropriétaires vis à vis de la copropriété?) et si oui quels documents me faudraient pour voir si les montants repris dedans sont justes...

merci d'avance

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Jojo a écrit: Ce compte reprend le solde des "factures" envoyées moins les paiements déjà reçus.
Les factures ne représentent pas nécessairement ce qui est dû par un propriétaire mais bien ce qui est dû par un popriétaire-résidant et par un propriétaire AVEC un locataire si le décompte est scindé !
Normalement vous avez une balance 'Clients' (Dans le cas présent votre compte 40000) et, sauf régularisation, le total des débits correspond au montant facturé que vous trouvez dans le compte de résultats.
Au crédit, sauf régularisations, vous trouvez les paiements.
Puisque vous avez une situation bilantaire, vous devez vérifier, entre autres, si le solde correpond à l'extrait de compte ...

Remarque acide : il est évident qu'il y a lieu d'avoir les compétences adéquates lorsqu'on accepte une mission de vérificateur aux comptes ou de se faire assister par un professionnel au moins les premières fois ...

sur 45 copropriétaires je suis la seule à avoir bien voulu le faire...on n'a pas toujours le choix. J'essaye de comprendre avant de contacter le comptable du syndic demain, pour savoir ce que je dois lui demander.
Je n'ai pas de balance clients, je vais demander cela. Merci pour votre réponse.

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Ce compte reprend le solde des "factures" envoyées moins les paiements déjà reçus.
Les factures ne représentent pas nécessairement ce qui est dû par un propriétaire mais bien ce qui est dû par un popriétaire-résidant et par un propriétaire AVEC un locataire si le décompte est scindé !
Normalement vous avez une balance 'Clients' (Dans le cas présent votre compte 40000) et, sauf régularisation, le total des débits correspond au montant facturé que vous trouvez dans le compte de résultats.
Au crédit, sauf régularisations, vous trouvez les paiements.
Puisque vous avez une situation bilantaire, vous devez vérifier, entre autres, si le solde correpond à l'extrait de compte ...

Remarque acide : il est évident qu'il y a lieu d'avoir les compétences adéquates lorsqu'on accepte une mission de vérificateur aux comptes ou de se faire assister par un professionnel au moins les premières fois ...

Jojo a écrit: Ce compte reprend le solde des "factures" envoyées moins les paiements déjà reçus.
Les factures ne représentent pas nécessairement ce qui est dû par un propriétaire mais bien ce qui est dû par un popriétaire-résidant et par un propriétaire AVEC un locataire si le décompte est scindé !
Normalement vous avez une balance 'Clients' (Dans le cas présent votre compte 40000) et, sauf régularisation, le total des débits correspond au montant facturé que vous trouvez dans le compte de résultats.
Au crédit, sauf régularisations, vous trouvez les paiements.
Puisque vous avez une situation bilantaire, vous devez vérifier, entre autres, si le solde correpond à l'extrait de compte ...

Remarque acide : il est évident qu'il y a lieu d'avoir les compétences adéquates lorsqu'on accepte une mission de vérificateur aux comptes ou de se faire assister par un professionnel au moins les premières fois ...

sur 45 copropriétaires je suis la seule à avoir bien voulu le faire...on n'a pas toujours le choix. J'essaye de comprendre avant de contacter le comptable du syndic demain, pour savoir ce que je dois lui demander.
Je n'ai pas de balance clients, je vais demander cela. Merci pour votre réponse.

sur 45 copropriétaires je suis la seule à avoir bien voulu le faire...on n'a pas toujours le choix.

A partir du moment où aucun copropriétaire n’accepte cette mission de vérification, celle-ci pouvait être confiée par l'asssemblée générale à un professionnel du chiffre.